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いまさら他人に聞けないマイナンバー制度

事業者専用 

マイナンバー相談室

運営元 行政書士 開花せせらぎ法務事務所

 運営元責任者の想い

 

 行政書士 開花せせらぎ法務事務所は、会社経営者・個人事業主などすべての事業者の方を応援させていただいております。

 現在、日本は歴史的な経済環境の転換期にあります。

 さまざまな不況要因に影響され、ずべての事業所が「生き残り」をかけ、事業の存続に必死に取り組んでいることでありましょう。

 売上アップ・従業員の雇用・顧客満足の充実など、日々切磋琢磨されていることと存じます。あわせて、事業所のリスクマネジメントにも取り組まなければなりません。油断していると足元をすくわれ、あっという間に事業存続の危機にみまわれます。

 

 事業所の不祥事はあとを絶ちません。

 食品偽装・ブラック企業・情報漏えい・・・ 

 事業所はさまざまなリスクを避けながら永続的に繁栄することを求められています。

 

 事業者の方の中には、ご自身の力のみで取り組んでいくことをご希望される方もいらっしゃるでしょう。それも一つの手です。

 もう一つの手として、専門家の知恵を活用しながら取り組んでいく、というのがあります。

 どちらの手段が、事業者の方の想い(ビジョン)の達成が早いでしょうか。後者のほうが、そのスピードは早そうですね。

 

 当事務所は、リスクマネジメントに取り組みながら、さらなる成長を成し遂げようとされていらっしゃるすべての事業者の方を全力で応援させていただいております。

 

 「事業所の繁栄なくして、日本経済の将来はなし」

 

 事業所が今以上に成長できるようさまざまなサポートをさせていただく所存です。

 「マイナンバー制度 社内体制確立支援」サービスをご活用いただき、あなたの事業所のリスクマネジメントをより一層充実させていただきたく存じます。

 

                                                   責任者   行政書士 増嶋 康博

 

 追伸

 なぜ、税理士でもなく、社会保険労務士でもなく、『行政書士』が、マイナンバー制度の支援をするのか。

理由その1

「マイナンバー制度」の根拠となる「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(「番号法」ともいいます。)」があります。

この法律は、個人情報保護法・行政機関個人情報保護法・独立行政法人等個人情報保護法・各地方公共団体個人情報保護条例を基礎においた(これを法律用語では「一般法」といいます。)、特別バージョン(これを法律用語では「特別法」といいます。)にあたります。これらは、<行政法>という法律のカテゴリーに含まれ、「行政法のプロ」である『行政書士』が適任だからです。

理由その2

理由その1に示した「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(「番号法」ともいいます。)」の第十一条に、<必要かつ適切な監督>を事業者の方に義務として課しています。これは、税理士事務所さんや社会保険労務士事務所さんに、書類作成や提出代行をお願いしている場合、その税理士事務所さんや社会保険労務士事務所さんが適切に業務運営を行っているかを監督する、ということです。

日常的に、事業者の方が頼る税理士さんや社会保険労務士さんを、今度は事業者の方が監督しなければならず、税理士さんも社会保険労務士さんも監督される立場になり、お互いにちぐはぐな関係になることが考えられます。そこで、第三者として「行政法のプロ」である『行政書士』が両者の間に立ち、この義務(第十一条のこと)を事業者の方が果たすことにお役立ちすることができるのです。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

マイナンバー制度の根拠法

「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(平成25年法律第27号) <以下「番号法」と表記。>

罰則規定

 2016年(平成28年)よりスタートした「マイナンバー 社会保障・税番号制度」は、適切な社内体制の確立を怠り、不祥事が発生した場合は、「罰則規定」の適用があります。

 

<最も重い罰則>

「4年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金又は併科(番号法第67条)」

そもそも                 「マイナンバー制度」とは何か?

 マイナンバー制度は、住民票のあるすべての人(外国人を含みます)に、割り当てられた12桁の番号(以下「マイナンバー」という。)が、「税」「社会保障」「災害対策」に使用され、<行政の効率化><国民の利便性><公平・公正な社会の実現>を図る目的で、2016年(平成28年)よりスタートしました。

 このマイナンバーは、①税務署に提出する書類への記載②年金、医療保険、介護保険、生活保護、児童手当など③防災・災害対策に関する役所関係の事務などで必要とされます。 具体的には、源泉徴収票・厚生年金保険被保険者資格取得届・健康保険被保険者資格取得届・雇用保険被保険者資格取得届などに、マイナンバーを記載します。

事業者が求められる         マイナンバー対策

 このマイナンバー制度がスタートしたことにともない、「事業者」の方には、次のような社内体制の確立が求められています。

  

***************

  まず、「事業者」の方が求められている、マイナンバー制度の社内体制確立は”事業所の規模の大小”は関係がないことを知っておかなければなりません。パートさんやアルバイトさんが、たった一人しかいなくても、社内体制の確立をしておかなければなりません。

                  

***************<事業者が注意すべきポイント> ①取得のとき(パート・アルバイトを含むすべての従業員から、「マイナンバー」の提出を求めるとき)は、●法律の範囲内で利用目的を特定し明示する●厳格な本人確認(なりすまし等防止)が必要です。

②利用・提供のとき(①で提出された「マイナンバー」を利用(役所への各種提出書類への記載など)、そして、税理士事務所や社会保険労務士事務所へ書類作成・提出代行を委託するにあたって、その事務所に「マイナンバー」を提供するとき))は●法律の範囲内での取り扱いが必要です。

③保管・廃棄のとき(①で提出された「マイナンバー」を、事業所内で保管したり、従業員の退職で保管している「マイナンバー」を廃棄するとき)は●法律の範囲内で保管●保存期間経過後、速やかに廃棄・削除することが必要です。

④安全管理措置(「マイナンバー」を含む、個人情報の漏えい・紛失などの防止の措置)は●必要かつ適切な安全管理措置(◇組織的安全管理措置◇人的安全管理措置◇物理的安全管理措置◇技術的安全管理措置)が必要です。

***************

  これらは、原則、規程などの書類の作成・管理によって、行わなければなりません。                 


マイナンバー基本方針

作成義務のある規定①      この「マイナンバー基本方針(特定個人情報の適正な取扱いに関する基本方針)」は、事業所の「マイナンバー制度」に対する取り組み姿勢を明示するもので、必ず作成しなければなりません。

マイナンバー取扱規程

作成義務のある規定②

この「マイナンバー取扱規程(特定個人情報取扱規程)」は、事業所内において、具体的に「マイナンバー」の取扱いに関して定めた規定で、必ず作成しなければなりません。

 

次のような「目次」にあらわされる内容を作成しておくことが望ましいでしょう。

<下記参照①> 

 

 

 

マイナンバー委託契約書

作成義務のある規定③      この「マイナンバー委託契約書(特定個人情報委託契約書)」は、「マイナンバー」を記載する書類の取扱いに関する事務(書類作成)を、事業所外の業者など(税理士事務所や社会保険労務士事務所など)に委託(書類作成・提出代行をお願いしている場合)しているときには、必ず作成し、相手方業者と契約を取り交わしておかなければならない”重要な契約書”です。

 

次のような「条項」にあらわされる内容を作成しておくことが望ましいでしょう。

<下記参照②> 

委託先の監督

事業者の大きな負担

税理士事務所さんや社会保険労務士事務所さんなどに、書類作成・提出代行をお願いしている場合(「委託」といい、相手方事務所を「委託先」という。)、相手方事務所への<必要かつ適切な監督>義務を事業者が負い、相手方事務所が適切な業務運営を行っているかを監督しなければなりません。

(番号法第十一条) 

 

  この「監督義務」は事業者の方にとっては、”大きな負担”であり、「マイナンバー制度」を正しく理解しておかなければなりません。

 

また、この「監督義務」を怠った場合の行く末は、法定刑として「2年以下の懲役又は50万円以下の罰金」の罰則規定が適用されます。

(番号法第七十三条)

 

当事務所では、

この<委託先の監督>の代行も承ります。

 

                          

 


<参照①>「マイナンバー取扱規程(特定個人情報取扱規程)」

 

目次

 

  第 1章  総則

  第 1条  目的

  第 2条  定義

  第 3条  当社が個人番号を取り扱う事務の範囲

  第 4条  当社が取り扱う特定個人情報等の範囲

第 2章  安全管理措置

 第1節  組織的安全管理措置・人的安全管理措置

  第 5条  組織体制

  第 6条  事務取扱担当者の監督

  第 7条  教育・研修

  第 8条  取扱状況・運用状況の記録

  第 9条  情報漏えい事案等への対応

  第10条  取扱状況の確認

 第2節  物理的安全管理措置

  第11条  特定個人情報等を取り扱う区域の管理

  第12条  機器及び電子媒体等の盗難等の防止

  第13条  電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止

  第14条  個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄

 第3節  技術的安全管理措置

  第15条  アクセス制御・アクセス者の識別と認証

  第16条  外部からの不正アクセス等の防止

  第17条  情報漏えい等の防止

第 3章  特定個人情報等の取得

  第18条  特定個人情報の適正な取得

  第19条  特定個人情報の利用目的

  第20条  特定個人情報の取得時の利用目的の通知等

  第21条  個人番号の提供の要求

  第22条  個人番号の提供を求める時期

  第23条  特定個人情報の提供の求めの制限

  第24条  特定個人情報の収集制限

  第25条  本人確認

  第26条  取得段階における組織的安全管理措置・人的安全管理措置

  第27条  取得段階における物理的安全管理措置

  第28条  取得段階における技術的安全管理措置

第 4章  特定個人情報の利用  

  第29条  個人番号の利用制限

  第30条  特定個人情報ファイルの作成の制限

  第31条  利用段階における組織的安全管理措置・人的安全管理措置

  第32条  利用段階における物理的安全管理措置

  第33条  利用段階における技術的安全管理措置

第 5章  特定個人情報の保管

  第34条  特定個人情報の正確性の確保

  第35条  保有個人情報に関する事項の公表等

  第36条  特定個人情報の保管制限

  第37条  保管段階における組織的安全管理措置・人的安全管理措置

  第38条  保管段階における物理的安全管理措置

  第39条  保管段階における技術的安全管理措置

第 6章  特定個人情報の提供

  第40条  特定個人情報の提供制限

  第41条  提供段階における組織的安全管理措置・人的安全管理措置

  第42条  提供段階における物理的安全管理措置

  第43条  提供段階における技術的安全管理措置

第 7章  特定個人情報の開示、訂正等、利用停止等

  第44条  特定個人情報の開示

  第45条  保有個人情報の開示請求処理手順

  第46条  保有個人情報の訂正等

  第47条  保有個人情報の訂正等処理手順

  第48条  保有個人情報の利用停止等

  第49条  開示等を求める手続及び手数料

第 8章  特定個人情報の廃棄・削除

  第50条  特定個人情報の廃棄・削除

  第51条  廃棄・削除段階における組織的安全管理措置・人的安全管理措置

  第52条  廃棄・削除段階における物理的安全管理措置

  第53条  廃棄・削除段階における技術的安全管理措置

第 9章  特定個人情報の委託の取扱い

  第54条  委託先における安全管理措置

第10章  その他

  第55条  改廃

 

附則

 

 

 

別紙  特定個人情報等の取扱状況・運用状況のチェックリスト(本規程第8条関連)

<参照②>特定個人情報委託契約書

 

第 1条(用語の定義)

第 2条(委託業務の内容)

第 3条(表明・保証)

第 4条(委託料金)

第 5条(善管注意義務)

第 6条(特定個人情報の管理部署・責任者・従事者)

第 7条(事務取扱担当者の教育・訓練)

第 8条(本人確認の方法)

第 9条(特定個人情報の安全管理)

第10条(特定個人情報の持出しの禁止)

第11条(特定個人情報の秘密保持義務)

第12条(特定個人情報の目的外利用の禁止)

第13条(再委託)

第14条(廃棄)

第15条(本契約終了後の特定個人情報の返却・廃棄)

第16条(漏えい事案等が発生した場合)

第17条(委託業務の遵守状況についての報告)

第18条(監査・検査・行政庁等への協力等)

第19条(損害賠償)

第20条(苦情等への対応)

第21条(契約上の地位の譲渡禁止)

第22条(有効期間・解約)

第23条(契約解除等)

第24条(管轄裁判所)

第25条(準拠法)

 

こんな「事件」があったようです。

 

≪隠蔽失敗≫鳥貴族が従業員のマイナンバー約400人分を盗まれる!事件を非公開にしようとするも従業員が暴露!お詫びが…

www.asyura2.com/16/hasan107/msg/825.html

ケーススタディとして知っておくことも必要かもしれません。

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